Hoe je geweldig mooie offertes in Word kunt maken

07/10/2016 - Joan Gaastra

Je wilt jouw offerte presenteren in een professioneel uitziend document, maar het mag je geen uren kosten om dit te bewerkstelligen. Zou het niet fantastisch zijn als je jouw offerte in een paar muisklikken kunt maken?

Building blocks

De manier om dit te doen is door gebruik te maken van zogeheten building blocks in Microsoft Word. Building blocks zijn blokken tekst, afbeeldingen of objecten die worden opgeslagen in een gallerij, zodat ze snel kunnen worden toegevoegd in een Word document. ‘Quick parts’ en ‘Auto text’ zijn twee voorbeelden van gallerijen waar je jouw building blocks kunt bewaren. Building blocks zijn geweldig voor het maken van documenten die je regelmatig gebruikt, maar die iedere keer verschillen in de manier waarop ze zijn opgebouwd.

Je offerte bouwen

Je stelt je offerte simpelweg samen door deze te bouwen met alle relevante building blocks die je hebt opgeslagen in de galerijen in Microsoft Word. Voor je verkoopofferte, bijvoorbeeld, selecteer je het object dat je aanbiedt en voeg je de verschillende componenten en opties toe die je wilt aanbieden. Een laatste check en wellicht een persoonlijke touch aanbrengen aan het document en de offerte is klaar om te versturen. Omdat de informatie in de offerte waarschijnlijk uit je ERP- of CRM-systeem komt, kun je overwegen om een importfunctie te realiseren om de offerte uit je ERP- of CRM-systeem te halen en in Microsoft Word te zetten. Daardoor wordt het proces zelfs nog beter.

De voordelen

Dit is waarom je tenminste moet overwegen om building blocks in Microsoft Word te gebruiken voor het maken van offertes:

Het bespaart je tijd: Offertes samenstellen behoort tot de dagelijkse werkzaamheden in de backoffice. Hoe lang duurt het momenteel om een offerte op te stellen? Reken eens uit hoeveel tijd je iedere dag kunt besparen indien het je nog maar een paar minuten kost.

Het voorkomt fouten in offertes: Stel je building blocks juist in en al jouw offertes worden verzonden zonder spelfouten, telfouten, vreemde opmaak, etc.

Je overtreft de verwachtingen van de klant: Verras jouw klanten met een professioneel uitziende offerte die sneller in hun Inbox belandt dan ze zich kunnen voorstellen.

Je verhoogt de succesratio op offertes: Al het bovenstaande draagt bij aan het meest belangrijke voordeel van building blocks: de conversieratio van offerte tot order zal stijgen doordat je in staat bent om direct een geweldig uitziende offerte te presenteren aan jouw klanten.

Joan Gaastra heeft als Product Owner het stuur in handen bij Dysel. Hij bepaalt welke functionaliteit wordt ontwikkeld en waar de prioriteiten liggen. 

Share:
Facebook Twitter Linkedin Email

Leave your feedback here!