De 4 cruciale aspecten van een ERP-project

03/02/2017 - Alex Bouwmeester

Iedereen kent de angstaanjagende verhalen van mislukte ERP-implementaties. Projecten die eindeloos duren, ruimschoots over budget gaan en/of nooit het gewenste resultaat opleveren. Projectmanagement draait grotendeels om verwachtingsmanagement. Er zijn dan ook heel veel factoren die het succes van een ERP-implementatie beïnvloeden. Niet al deze factoren heb je (volledig) onder controle. Maar de sleutel tot succes is het leggen van de focus op een viertal cruciale aspecten: Geld, Tijd, Kwaliteit en Functionaliteit. In projectmanagement wordt dit ook wel het ‘Duivelsvierkant’ genoemd. Focus je je primair op 1 hoek, dan worden de andere 3 hierdoor sterk beïnvloed, ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Bewaak de aspecten in het duivelsvierkant en maak de verwachtingen waar in jouw project.

1. Geld

Een belangrijke doelstelling of zelfs een vereiste is dat het ERP-project binnen budget wordt afgerond. Door een gedetailleerd budget op te stellen met verschillende fasen en mijlpalen ben je in staat om tijdig te signaleren waar je verwacht dat je gaat afwijken en kun je hier direct op inspringen. Zo voorkom je dat je voor nare verrassingen komt te staan, zoals een project dat nog niet halverwege is, maar wel al door het budget is. Enkel voor extra functionaliteiten en/of wijzigingen in de software die daadwerkelijk van toegevoegde waarde zijn mag het mogelijk zijn om extra budget vrij te maken. Dit heeft echter altijd invloed op een ander aspect van het duivelsvierkant, in dit geval op (doorloop)tijd.

2. Tijd

Bij de start van de ERP-implementatie spreek je al af wanneer je live zult gaan met het systeem. Naarmate deze datum dichterbij komt is het erg verleidelijk om voor enkele weken uitstel te kiezen. Maar kies hier enkel voor indien er geen andere mogelijkheid is. Net zoals bij de budgettering geldt ook voor de planning dat controle en voorspelbaarheid van groot belang zijn. Een uitgebreide planning met inzicht in de hoeveelheid werk per persoon per fase zorgt ervoor dat je tijdig de juiste resources vrij kunt maken voor het project. En dat zorgt ervoor dat de go-live datum reëel blijft en uitstel niet nodig is of wellicht een zeer weloverwogen keuze.

3. Kwaliteit

Dat een kwalitatief goed project als eindresultaat van belang is staat buiten kijf. Hetgeen geleverd wordt moet o.a. voldoen aan de specs, uitgebreid getest zijn en de processen ruimschoots ondersteunen. De doelstelling van de ERP-implementatie is een stap (of twee) vooruitzetten en groei van de organisatie ondersteunen; je wil klaar zijn voor de toekomst. Toch wordt door bijvoorbeeld tijdsdruk of beperkte budgetten soms ingeboet aan kwaliteit. Dat is natuurlijk niet de bedoeling; doe het goed of doe het niet. Gaan voor kwaliteit is niet hetzelfde als gaan voor perfectie. Wat je wilt is een goede, stabiele basis bij de go-live waarop vervolgtrajecten kunnen worden ingezet voor de optimalisatie. Kies je primair voor kwaliteit, dan zal bv. de doorlooptijd langer worden en/of het benodigde budget toenemen.

4. Functionaliteit

De functionaliteiten waarover je in het nieuwe ERP-systeem wilt beschikken beïnvloeden sterk de omvang van het project en de toekomst voor jouw organisatie. Blijf je bij de standaard of kies je voor maatwerk en accepteer je de consequenties van die keuze? Welke mogelijkheden in de huidige automatiseringsomgeving (bv. Interfaces of mobiele oplossingen) moeten behouden blijven en waar neem je afscheid van in het nieuwe pakket? Soms omdat het direct kan, soms omdat het een enorme efficiency-slag mogelijk maakt.  Over welke functionaliteiten wil je bij go-live beschikken en welke mogelijkheden kunnen na de live gang in een optimalisatietraject worden toegevoegd? Geen gemakkelijke vragen, maar wel zaken waar je vooraf over na moet hebben gedacht, omdat er altijd invloed wordt uitgeoefend op de andere drie aspecten.

Alle aspecten uit het duivelsvierkant zijn even belangrijk. Je kunt echter niet kiezen voor alle vier. Binnen ieder project is er altijd 1 de belangrijkste, de rest zal hieraan ondergeschikt zijn. Een beslissing om een verandering door te voeren in het project dien je te nemen ten opzichte van de primaire keuze en de invloed op de andere aspecten. Besef goed wat de consequenties van je keuze zijn en of de beslissing gerechtvaardigd is, zo kun je ook je eigen verwachtingen waarmaken!

Alex Bouwmeester is Projectmanager Europa bij Dysel en begeleidt de klant van begin tot eind in de implementatie.

Deel via:
Facebook Twitter Linkedin Email

Laat hier uw reactie achter!