In de equipment managementbranche is de (field)serviceafdeling een cruciaal onderdeel van jouw bedrijf. Door deze goed te organiseren en te automatiseren, verhoog je de winstgevendheid en het succes van jouw equipment dealership. 4 belangrijke regels waar je op moet letten bij de automatisering van de (field)serviceafdeling:
1. Complete software, bij voorkeur alles-in-één
De belangrijkste onderdelen van automatisering van de serviceafdeling:
- Een branchespecifiek ERP-systeem waar ondersteuning van de serviceafdeling perfect geregeld is.
- Een tool voor het plannen en toewijzen van werkorders aan servicemonteurs
- Een intuïtieve, gebruiksvriendelijke mobiele applicatie
Kies hierbij niet voor losse oplossingen die je aan elkaar knoopt, maar voor éen geïntegreerde totaaloplossing. Dan weet je zeker dat de communicatie, technologie, ontwikkeling en support op elkaar afgestemd zijn. Breng de belangrijkste processen in jouw organisatie in beeld en controleer of en hoe deze ondersteund worden door de software. Van werkorder(offerte) en planning tot uitvoer en facturatie.
2. Structuur is belangrijk, flexibiliteit is net zo belangrijk
Structuur en flexibiliteit zijn beide heel erg belangrijk:
- Structuur zodat je op een consequente en heldere manier werkt die voor iedereen te begrijpen is. Dit maakt je efficiënter en professioneler.
- Flexibiliteit omdat de dagelijkse praktijk onvoorspelbaar is en je met iedere situatie en uitdaging op de serviceafdeling om moet kunnen gaan.
Vanuit de directie, finance en IT zal de structuur hoge prioriteit hebben. Tegelijkertijd zullen eindgebruikers (vooral de servicemonteurs) flexibiliteit belangrijk vinden. Het is de taak om hier een zorgvuldige balans in te vinden.
"Kies hierbij niet voor losse oplossingen die je aan elkaar knoopt, maar voor éen geïntegreerde totaaloplossing."
3. Houd het simpel
Eenvoud is een must. Natuurlijk moet je software hebben die over alle mogelijkheden en functionaliteiten beschikt die je nodig hebt. Maar let er ook op dat de software eenvoudig te leren en te gebruiken is. Let daarbij op:
- Een prettige user interface: zeker de oplossing van monteurs mag niet een overvloed aan menu’s, schermen, opties en knoppen hebben. Houd het simpel!
- Een strakke workflow: zorg voor workflows die de gebruiker bij de hand nemen en door ieder proces van A naar B begeleiden.
- Een korte opleiding: gebruikers van de (field)service software moeten in korte tijd kunnen worden opgeleid. Zo niet, dan is het te ingewikkeld.
4. Blijf verbeteren
De (field)service-afdeling is een van de meest belangrijke en winstgevende afdelingen van iedere equipment managementorganisatie. Dat betekent dat je altijd moet kijken naar nieuwe manieren om de afdeling nog efficiënter en effectiever te laten opereren. Blijf kritisch kijken naar hoe processen nog strakker en sneller kunnen en hoe de automatisering gefinetuned kan worden. Kleine optimalisaties kunnen veel winst opleveren.
