Dataconversie is een belangrijk onderdeel van de ERP-implementatie. Je wilt de data uit het oude ERP-pakket zo goed mogelijk meenemen naar het nieuwe ERP-pakket. Dat is van cruciaal belang voor de organisatie om succesvol te kunnen werken. Toch zie ik vaak dat dataconversie een onderbelicht onderdeel is van de implementatie en niet de aandacht krijgt die het verdient.
Behandel dataconversie niet als een apart traject
Te vaak zie ik dat het conversietraject los staat van het reguliere implementatietraject. De dataconversie wordt dan als een apart, technisch onderdeel van de implementatie behandeld. Het zijn de meer technisch georiënteerde medewerkers die zich volledig richten op het converteren van de data uit het oude systeem naar het nieuwe systeem. Zij houden te weinig rekening met de invloed van dataconversie op de functionele processen. En aan de andere kant gebeurt exact hetzelfde; de consultants die zich wijden aan de processen, besteden nauwelijks aandacht aan de dataconversie, omdat ze het als een technische aangelegenheid beschouwen. Ten onrechte, want dataconversie en de functionele implementatie hebben met elkaar te maken. Dataconversie moet een integraal onderdeel zijn van de implementatie waar consultants en technische specialisten gedegen met elkaar samenwerken.
Bedenk voor de start van het project welke data je wilt meenemen
De vraag welke data je mee wilt nemen naar het nieuwe ERP-systeem zou voordat je begint aan de implementatie al gesteld en beantwoord moeten worden. Het antwoord bepaalt immers mede de scope en daarmee de planning van de implementatie én dus van de dataconversie. Je wilt er niet achteraf achter komen dat bepaalde gegevens enkel nog te raadplegen zijn in het oude systeem omdat er geen rekening mee is gehouden bij de implementatie en de bijbehorende conversie.
Denk bij het bespreken van processen ook aan de invloed op dataconversie
Bedenk bij het doorlopen van de verschillende processen ook telkens wat de impact is op het conversietraject. Men is vaak enthousiast over alle nieuwe mogelijkheden die de nieuwe generatie ERP-pakketten bieden. Maar wat betekenen deze nieuwe mogelijkheden voor de conversie? Welke gegevens moeten mee? Kunnen we dit integraal overnemen uit het oude systeem? Of moet de data opgeschoond of verrijkt worden? Het datamodel in het nieuwe systeem wijkt vaak af van het datamodel in het oude systeem. Dat betekent dat er soms extra velden gevuld moeten worden. Velden die wellicht verplicht zijn in de processen in het nieuwe systeem. Hoe ga je hiermee om bij het converteren van je data? Hoe ga je deze velden vullen?
De sleutel tot succes? Samenwerking!
Bovenstaande vragen zullen beantwoord moeten worden in een overleg tussen het team dat zich bezighoudt met de functionele implementatie én het team dat de dataconversie uitvoert. En deze vragen en antwoorden zullen gedocumenteerd moeten worden. Want bij het testen zullen dezelfde vragen gesteld gaan worden en kun je teruggrijpen op deze documentatie.
Er valt over een dataconversie heel veel te vertellen. Ik heb er genoeg meegemaakt. En iedereen heeft er wel bepaalde, goede en minder goede, ervaringen mee. Maar één ding staat vast. Laat de dataconversie echt onderdeel zijn van het implementatietraject.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
