Voor equipment dealers is effectief communiceren van groot belang. Met klanten, potentiële klanten, partners, resellers, leveranciers van equipment en leveranciers van onderdelen. Automatisering kan die communicatie en samenwerking een stuk gemakkelijker maken!
Zorg dat je goed bereikbaar bent en prettig communiceert!
Het is een must om de traditionele wijze van communicatie goed op orde te hebben. Bereikbaarheid, snelheid, deskundigheid en vriendelijkheid moeten daarbij top zijn.
- Kantoor: Jouw kantoor moet goed bereikbaar zijn. Online moet het adres snel te vinden zijn. En hoe is de indruk bij aankomst? Er moet voldoende parkeergelegenheid zijn, de ontvangst moet prettig zijn en een geschikte vergaderruimte is wenselijk.
- Telefoon: Je moet telefonisch goed bereikbaar zijn. Dat betekent dat er tijdens kantoortijden altijd iemand is om de telefoon op te pakken, doorschakelen moet eenvoudig zijn en eventueel maak je gebruik van een keuzemenu. Buiten kantoortijden is een automatisch antwoordapparaat aan te raden.
- Email: Met een info-emailadres ben je 24/7 bereikbaar. Zorg ervoor dat deze bij de juiste medewerkers terecht komt en snel opgepakt wordt. De directe emailadressen van medewerkers moeten logisch zijn opgezet en goed worden beheerd.
- Website: Bedrijven worden steeds vaker eerst online gevonden en verkend, voordat andere communicatiemiddelen worden ingezet. Zorg er dus voor dat je online goed bereikbaar bent, de juiste informatie biedt en bezoekers alle gelegenheid biedt voor een vervolgstap die hen schikt, zoals een contactformulier, telefoonnummer, terugbelverzoek of informatie-aanvraag.
"In plaats van bellen en mailen wat onderdelen kosten en wanneer ze geleverd kunnen worden, creëer je een interface om deze informatie continu direct inzichtelijk te hebben."
Bespaar tijd en dus geld met interfacing
Door middel van interfacing kun je snel en eenvoudig informatie uitwisselen met andere partijen. Bij interfacing maak je een connectie tussen jouw systeem en het systeem van een andere partij om zodoende gegevens uit te wisselen.
Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met een leverancier waar je regelmatig onderdelen bestelt. Een mogelijke interface is een check op prijs & beschikbaarheid; in plaats van bellen en mailen wat onderdelen kosten en wanneer ze geleverd kunnen worden, creëer je een interface om deze informatie continu direct inzichtelijk te hebben. Dat bespaart tijd en geld en zorgt ervoor dat je jouw klanten sneller van dienst kunt zijn.
Om te bepalen of het zinvol is een interface te ontwikkelen kun je een analyse maken van de kosten en de baten. Hoeveel kost het om de interface te realiseren – dat hangt af van de complexiteit – en hoeveel voordeel in de vorm van dagelijkse kostenbesparing – dat hangt af van de hoeveelheid handelingen – levert het op? Daarbij moet je er rekening mee houden dat wijzigingen in jouw systeem of dat van de andere partij, b.v. een systeemupgrade, mogelijk gevolgen hebben voor de werking van de interface.
Efficiënte zelf-service door middel van een web portal
Een web portal is ook een interessante manier om de communicatie en samenwerking met andere partijen te verbeteren. In deze portal geef je mensen buiten jouw organisatie toegang tot informatie en geef je ze de gelegenheid zelf acties te initiëren.
Denk bijvoorbeeld aan een customer portal waar klanten toegang hebben tot handleidingen, facturen en informatie over hun machines. Plus waar zij onderdelen kunnen bestellen, garantieverzoeken kunnen indienen en serviceverzoeken kunnen inleggen.
De customer portal moet niet als vervanging dienen van ander contact met klanten, maar als extra kanaal worden gezien. Je geeft klanten de mogelijkheid 24/7 zelf antwoord op een vraag te krijgen of een actie uit te voeren, maar daarnaast blijf je ze van dienst via andere middelen. Op deze manier kun je de klanttevredenheid verbeteren, de klantloyaliteit verhogen en daarnaast kosten besparen.
