Het bestellen van onderdelen is bij alle equipment management organisaties een uitdaging. De juiste onderdelen op het juiste moment bij de juiste leverancier, zodat je in de behoeften van de hele organisatie voorziet. Hoe regel je dat zo efficiënt mogelijk?
Uitdagingen in parts order management
Het lijkt eenvoudig, op het juiste moment de juiste onderdelen bestellen. Maar in de praktijk is het veel ingewikkelder. Zomaar een greep uit de uitdagingen waar je in parts order management tegenaan loopt:
- Hoe bepaal je de reorder points? Welke onderdelen wil je altijd op voorraad hebben? Welke minimum voorraadlevels hanteer je?
- Indien je meerdere vestigingen c.q. magazijnen hebt; ga je dan centraal of decentraal bestellen? Hoe belangrijk is levertijd? Wat zijn de kosten van bestellingen en transport? Wie is bevoegd om te bestellen?
- Hoe houd je wijzigingen in prijzen en artikelbestanden bij? Hoe leg je vervangende artikelen vast? Kun je catalogi van de leverancier importeren in jouw systeem?
- Is het mogelijk het bestelproces te vereenvoudigen? B.v. door interfacing met de systemen van leveranciers.
"Voor een strakke organisatie van het bestelproces, moet parts order management onderdeel zijn van jouw ERP-systeem of Dealer Management Systeem (DMS)."
Parts order management als onderdeel van ERP of DMS
De behoefte aan onderdelen ontstaat bij equipment dealers op meerdere plekken in het bedrijf. Denk aan:
- Verkoop: directe bestellingen van klanten
- Verhuur: naast het object ook onderdelen mee verhuren
- Service: vervanging van defecte en versleten onderdelen
- Magazijn: aanvullen van de voorraadniveua’s
Parts order management is dus sterk verweven met alle andere afdelingen van je equipmentorganisatie. Voor een strakke organisatie van het bestelproces, moet parts order management daarom onderdeel zijn van jouw ERP-systeem of Dealer Management Systeem (DMS). Een losstaande applicatie is gedoemd te mislukken. Door parts management te voeden met actuele en correcte informatie vanuit de hele organisatie, kun je de juiste beslissingen nemen.
Voordelen die je kunt behalen
Heb je jouw parts order management goed georganiseerd en geautomatiseerd? Dan zijn de voordelen enorm. De kosten dalen, processen worden efficiënter, de winst wordt hoger en de klant is meer tevreden. Dat behaal je door onder andere:
- Verbeterde on-time delivery
- Lagere voorraadniveaus
- Minder vaak ontbrekende of verkeerde onderdelen
- Beter inzicht in de voorraad
- Minder tijd kwijt aan het plaatsen van bestellingen
- Lagere kosten voor opslag en transport
Bespaar daarom niet op automatisering van parts ordering, maar zorg ervoor dat dit uitstekend is geregeld. Een gespecialiseerde partner kan je helpen bij het optimaliseren van jouw bestelprocessen, interfacing met leveranciers en het maken van keuzes bij de inrichting van het systeem.
