Bij de keuze voor een ERP-systeem ligt bij veel bedrijven de focus op features en functionaliteiten. Wat kan ik wel en niet met het systeem? Dat is ook heel belangrijk, maar daardoor blijven andere belangrijke criteria onderbelicht of worden zelfs helemaal vergeten. Dit zijn de 6 belangrijkste criteria bij de selectie van een ERP-systeem (en ‘Kosten’ staat er niet bij!):
1. Kwaliteit van het ERP-systeem
Het is belangrijk dat je met een ERP-systeem over de mogelijkheden beschikt die jouw bedrijf nodig heeft. Ga daarbij niet voor een zo goed mogelijke kopie van het oude ERP-systeem, want dan zet je een stap achteruit! De bedrijfsprocessen moeten leidend zijn en wanneer je deze hebt geoptimaliseerd, kijk je hoe de nieuwe software hier zo goed mogelijk op aansluit. Daarbij moet je ook op de gebruiksvriendelijkheid letten. Een ERP-systeem dat gemakkelijk te leren en te gebruiken is, zal tijd besparen op training van medewerkers, verhoogt de kans op acceptatie en is daarnaast prettig voor gebruikers.
2. Business partner
De juist business partner is net zo belangrijk als het systeem. Business partner, dus niet softwareleverancier. Want ERP draait om het aansturen van het bedrijf en daar hoort een partner bij die je kan helpen bij strategische beslissingen en bedrijfsprocessen optimaliseren. Natuurlijk ook met uitgebreide kennis van het systeem. Maar op de eerste plaats met branchekennis en de focus op het helpen van bedrijven actief in jouw branche. Zoek daarom een business partner die een jarenlang succesvol trackrecord heeft opgebouwd van het helpen van vergelijkbare organisaties, met medewerkers die alle ins en outs van de branche kennen en met software-oplossingen die zijn ontwikkeld op basis van eisen en wensen uit de praktijk.
3. Techniek
Hoewel ERP een businessproject is, speelt de techniek wel een cruciale rol. Je zoekt een systeem dat nu én in de toekomst top functioneert. Kies daarom voor een bewezen succesvol platform, waar je verzekerd bent van continuïteit en innovatie. Houd ook rekening met hoe het ERP-systeem past binnen jouw IT-landschap en hoe samenwerken met andere applicaties wordt gefaciliteerd. Integraties met b.v. Office-programma’s, het CRM-systeem of systemen van leveranciers en klanten kunnen vervolgprojecten zijn. En het systeem moet met jouw organisatie mee kunnen groeien. Bijvoorbeeld wanneer je meer gebruikers hebt, nieuwe markten betreedt of wilt upgraden naar een nieuwe versie.
"Er zijn maar weinig bedrijfsbeslissingen die zoveel invloed hebben op de continuïteit van jouw bedrijf als de keuze voor een ERP-systeem. "
4. Ondersteuning
Een succesvolle go-live is een mooi begin, maar ook daarna heb je de juiste begeleiding en ondersteuning nodig. Het liefste van ervaren in-house supportmedewerkers die jouw bedrijf en versie van de software kennen. Maar support begint al bij self-support. Dus in het systeem instructies raadplegen, de mogelijkheid om video’s te bekijken of op een online portal documentatie kunnen raadplegen. Dan beantwoord je een deel van de vragen zelf en neem je voor overige vragen contact op met jouw business partner. Ook belangrijk om de route voor de komende jaren uit te stippelen; blijf je lang op deze versie of ga je frequent upgraden?
5. Return on Investment
Te vaak wordt gekeken naar de ‘kosten’ van een ERP-systeem zonder dit af te zetten tegen de potentiële winst die het oplevert. Een goedkoop ERP-systeem waar je niet beter van wordt is uiteindelijk een veel slechtere investering dan een duur ERP-systeem waar je efficiënter en succesvoller van wordt. Daarom kun je beter naar de Return On Investment kijken. De kosten afwegen tegen de (verwachte) baten. Die verwachten baten zijn niet eenvoudig te bepalen. Maar denk bijvoorbeeld aan efficiëntere servicemedewerkers, een hogere bezettingsgraad van de verhuur of meer aftersales omzet.
6. Levensvatbaarheid
Er zijn maar weinig bedrijfsbeslissingen die zoveel invloed hebben op de continuïteit van jouw bedrijf als de keuze voor een ERP-systeem. Als je wilt dat jouw bedrijf over 10 of 20 jaar of nog langer, nog steeds bestaat, dan doe je er goed aan om de levensvatbaarheid van het ERP-systeem en jouw partner te onderzoeken. Stel jezelf deze vragen:
- Is de toegepaste technologie betrouwbaar, populair en stabiel?
- Werken er veel bedrijven met dit ERP-systeem en zijn deze bedrijven actief in dezelfde branche?
- Heeft mijn ERP-partner een succesvol trackrecord in mijn branche en alle kennis en ervaring in eigen huis om mij te ondersteunen?
Kijk dus verder dan jouw lijstje met systeemvereisten, er spelen nog meer factoren een belangrijke rol in de keuze voor een nieuw ERP-systeem!
